Vom „Korb“ voller Rechnungen zur digitalen Kostenübersicht: Wie Rödl & Herdegen die Rechnungsprüfung modernisiert hat

Rödl & Herdegen baut seit 1962 im Raum Regensburg. Als mittelständisches Familienunternehmen stand der Betrieb vor einer typischen Herausforderung der Baubranche: Wie behält man bei steigender Projektanzahl die Kontrolle über die Kosten, ohne dass die Verwaltung in Papierbergen und Excel-Tabellen versinkt? Die Antwort fand die nachrückende Generation in einer spezialisierten Branchensoftware. 

Überblick kostete Zeit 

Die kaufmännischen Abläufe bei Rödl & Herdegen funktionierten, aber sie kosteten viel Aufwand. Rechnungen lagen in Ordnern und Freigaben liefen über manuelle, starre Prozesse. Die Kostenverfolgung fand in Excel statt und über mehrere Projekte hinweg war der aktuelle Ist-Stand des Kostenmanagements nur eingeschränkt nachvollziehbar. Wer wissen wollte, was ein bestimmtes Material zuletzt gekostet hatte, musste den Preisvergleich manuell zusammensuchen. 

Am deutlichsten wurde der Aufwand bei den Freigaben selbst. Wie stark diese Arbeitsweise den Alltag prägte, zeigt eine Erinnerung des Geschäftsführers und Gesellschafter Thomas Rödl: „Früher bin ich am Wochenende immer mit einem Stapel an Rechnungen, die in einen Korb passten, heimgefahren und habe diese Stück für Stück unterzeichnet.“

Viele mittelständische Bauunternehmen kennen das: Solange Freigaben an Papier und Anwesenheit gebunden sind, ziehen sich Prozesse in die Länge. Durch uneinheitliche manuelle Erfassungen geht zudem die Nachvollziehbarkeit der Projektkosten verloren.

Die nächste Generation treibt die Digitalisierung voran 

Bei Rödl & Herdegen soll mit Kristin Rödl und Katarina Rödl die nächste Generation das Unternehmen in die Zukunft führen. Kristin, die im Unternehmen kaufmännisch eingebunden ist, erkannte früh das große Potenzial darin, die kaufmännischen Abläufe zu digitalisieren. Das war der nächste logische Schritt zu mehr Kostentransparenz und -management, sowie einem präzisen Überblick. So entstand der Wunsch nach einer passenden Lösung aus dem Markt.

Gerade wenn die Branche in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten steht, ist es besonders wichtig, sich zukunftsorientiert und effizient aufzustellen. Für Rödl & Herdegen war dabei entscheidend, keine allgemeine Bürolösung einzuführen, sondern eine Software zu finden, die die individuellen Anforderungen eines Bauunternehmens von Haus aus versteht. Mit reebuild hat man sich für eine bauspezifische Lösung entschieden, die noch dazu aus dem heimischen DACH-Raum kommt was ein weiterer Pluspunkt ist. 

Noch ein Kriterium ist der Firma Rödl & Herdegen wichtig: So wie sich das eigene Unternehmen weiterentwickelt, soll sich auch der Softwarepartner weiterentwickeln und mit der Zeit gehen. Die bewusste Entscheidung für ein junges, spezialisiertes Unternehmen statt einen Großkonzern bringt aus Sicht von Kristin Rödl konkrete Vorteile: “Mit reebuild haben wir eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, persönliche Ansprechpartner statt anonymer Bots und eine Bedienung, die dem entspricht, was man von zeitgemäßer Software erwartet – übersichtlich, schnell und intuitiv.ˮ 

Bewährte Prozesse ins digitale Zeitalter übertragen 

Ausschlaggebend für den Start war weniger eine einzelne Funktion als die Art der Begleitung. Das Onboarding war persönlich und eng geführt und genau das bestärkte das Team, den digitalen Wandel in einem so wichtigen und sensiblen Kernbereich anzugehen. 

Den Leitgedanken dahinter beschreibt Nicolaus Lederer, COO von reebuild: „Wir versuchen, die bewährten Prozesse eines Betriebs ins digitale Zeitalter mitzunehmen, statt ihm eine fremde Arbeitsweise überzustülpen. reebuild bildet ab, wer was sehen, freigeben, bearbeiten oder weiterleiten darf und passt sich so den gewachsenen Abläufen an, statt sie zu ersetzen." 

Für ein Unternehmen, in dem viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seit Jahren dieselben eingespielten Wege gehen, war diese Flexibilität ein wichtiger Faktor. 

Eine gemeinsame Datenbasis 

Heute deckt reebuild bei Rödl & Herdegen einen kaufmännischen Kernprozess ab. Von der Bauleitung über die Buchhaltung bis zur Geschäftsführung dient die Lösung als gemeinsame, verlässliche Datenbasis: Fälligkeiten und Fristen lassen sich einhalten, Kürzungen und Korrekturen sind nachvollziehbar dokumentiert und über den Aktivitätsverlauf kann sich das Team direkt zu jeder Rechnung einzeln austauschen. 

Der Vorteil liegt in der Struktur dahinter. Da jede Rechnung als strukturierter Datensatz vorliegt, lassen sich die enthaltenen Informationen so aufbereiten, wie es die jeweilige Rolle erfordert - nach Projekten, nach Kostenstellen oder nach Geschäftspartnern. Jeder arbeitet mit demselben Datenbestand, aber in eigener Ansicht. 

Weniger Papier im Gepäck, mehr Zeit für die Analyse und Verwendung der Daten

Eine spürbare Veränderung ist der Überblick. Wo Kostenstände früher mühsam und zeitaufwendig aus Excel und Ordnern zusammengetragen wurden, sind sie heute an einer Stelle einsehbar. „Die unternehmensweite Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Rechnungen und Kostenständen ist mit reebuild erheblich leichter geworden.“, so Kristin Rödl über die Vorteile durch die Digitalisierung mit reebuild. 

Und der Korb voller Rechnungen? Der bleibt heute zu Hause. Weil in reebuild alles miteinander verknüpft ist, gibt Thomas Rödl Rechnungen inzwischen per Stapelfreigabe frei, ortsunabhängig und in einem Bruchteil im Vergleich zur früheren Zeit. Die gewonnene Zeit fließt dorthin, wo sie mehr wert ist: in die inhaltliche und strategische Auseinandersetzung mit den Zahlen statt in ihre Verwaltung. 

Wichtig ist Kristin Rödl auch ein Punkt, der oft missverstanden wird: “Effizientere Arbeitsabläufe zielen nicht darauf ab, Personal einzusparen. Sie schaffen die Kapazität, mehr Projekte mit demselben Team sauber abzuwickeln.ˮ 

Wichtig ist Kristin Rödl auch ein Punkt, der oft missverstanden wird:

“Effizientere Arbeitsabläufe zielen nicht darauf ab, Personal einzusparen. Sie schaffen die Kapazität, mehr Projekte mit demselben Team sauber abzuwickeln.ˮ

Die E-Rechnungspflicht kommt gestaffelt 

Die Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung steigen branchenweit. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen B2B-Unternehmen. Ein einfaches PDF gilt dabei nicht als E-Rechnung – nur strukturierte Formate nach der Norm EN 16931, etwa ZUGFeRD und XRechnung. Wer eingehende Dokumente ohnehin als strukturierten Datensatz verarbeitet, ist für diese Anforderungen gut aufgestellt: reebuild unterstützt alle gängigen E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD, XRechnung und Peppol und macht die elektronische Rechnung zum Normalfall statt zum Sonderfall.